Già dal 2018 le norme dell’Unione Europea sulla protezione dei dati sono cambiate, il GDPR ha interessato tutte le aziende non solo sotto il punto di vista dei dati digitali ma anche di documentazione cartacea.
Noi di Fidelity and Security abbiamo raccolto in questo articolo alcune informazioni per capire al meglio come affrontare possibili problemi.
Le novità introdotte dal GDPR sulla protezione dei documenti
Le leggi che riguardano la protezione dei dati dell’Unione Europea sono state sempre considerate dalle aziende per la protezione dei dati personali e per proteggere questi dati da trattamenti non autorizzate o illegali, da perdite accidentali, danni o distruzione, inclusi i dati cartacei.
Il GDPR ha introdotto però alcuni elementi aggiuntivi:
- Livelli più alti di sicurezza dei dati;
- Maggiori diritti sulle modalità di conservazione e utilizzo delle informazioni personali;
- Nuove segnalazioni di violazione del GDPR;
Protezione dei documenti: formato cartaceo o digitale?
Nel momento in cui si decide di adottare ed usufruire del GDPR per documenti cartacei e file riservati, è bene valutare tutte le possibilità. Esattamente come per tutte le informazioni personali detenute da un’azienda, è bene studiare le modalità di archiviazione dei relativi documenti e considerare:
- La loro utilità nel tempo;
- Se hanno bisogno di utilizzarli;
- Se le persone che li utilizzano hanno il reale bisogno di quei dati.
Informazioni aggiuntive sul formato cartaceo
Possiamo suddividere le informazioni riguardo tutti gli aspetti di un documento cartaceo:
La stampa
Nel caso di un documento stampato, può capitare spesso di dimenticarsi di averlo stampato e ciò potrebbe essere un rischio per la sicurezza dei relativi dati. Ogni qual volta si decida di stampare un documento con dati riservati attraverso una stampante wireless, si corre il rischio di possibili violazioni di sicurezza tramite internet. Consigliamo di limitare le autorizzazioni di stampa e utilizzando software specifici, tenere traccia delle stampe.
Scansione
In caso di protezione di documenti, consigliamo di aggiungere sempre filtri di riservatezza con relative password per evitare che i documenti vengano aperti e letti.
Archiviazione
Anche l’archiviazione per quanto riguarda la protezione dei documenti è molto importante, infatti i documenti da conservare devono essere gestiti in modo da poter essere trovati e individuati facilmente in ogni momento. Consigliamo di conservare i documenti caraterei in luoghi non accessibili a tutti e chiusi a chiave, limitandone così l’accesso.
Queste sono le informazioni che noi di Fidelity and Security consigliamo a tutti coloro che puntano alla protezione dei documenti. Nella nostra azienda ci occupiamo anche di questo, per maggiori informazioni, non esitate a contattarci cliccando qui!
Commenti recenti